Zo doet u mee

De ErfgoedSuite is geschikt voor elke instelling, organisatie of privépersoon die erfgoed beheert en informatie hierover digitaal beschikbaar wil stellen. Dit initiatief richt zich vooral op kleine en middelgrote erfgoedorganisaties met beperkte middelen en beperkte technische mogelijkheden.

Indien u interesse heeft, kunt u hier het stappenplan voor deelname lezen.

1. Intake

  1. Om mee te doen, neemt u eerst contact op met de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed via het intakeformulier.
    In het formulier wordt u gevraagd naar relevante gegevens over uw organisatie, waarvoor u de ErfgoedSuite wilt gaan gebruiken, uw kennisdomein, uw collectie en het gebruik van trefwoorden etc.
    Na het invullen van het formulier krijgt u van ons een bevestiging van ontvangst.
  2. Binnen 5 werkdagen nemen we contact met u op en laten wij weten of uw organisatie in aanmerking komt. Indien uw organisatie voor deelname in aanmerking komt, vragen wij u om op te sturen:
    • voorbeelden data in systematische lijsten (bijv Excel)
    • lijst met trefwoorden
  3. De rijksdienst onderzoekt aan de hand van de door u gestuurde gegevens welk deel van Erfgoedthesaurus op uw collectie van toepassing is en bekijkt waar verbanden liggen tussen de door u gebruikte terminologie en de aanwezige trefwoordenlijsten.
  4. Vervolgens komt de rijksdienst met een voorstel voor het inrichten van een database. Samen met u wordt gekeken of de inrichting voldoet aan u wensen. Ook wordt samen met u bepaald welke informatie over uw collectie-items automatisch toegevoegd kan worden aan de erfgoedthesaurus.
  5. U besluit of u wel of niet mee wil doen aan de Erfgoedsuite.

2. Abonnement afsluiten

  1. Indien u besluit mee te doen aan de Erfgoedsuite, sluit u een abonnement af. Informatie over de kosten, mogelijke uitbreidingen, diensten en ondersteuning leest u bij Abonnement. Voorbeelden hoe u de ErfgoedSuite in kunt zetten, leest u bij Voorbeelden.
  2. Voor het afsluiten van uw abonnement gebruikt u het formulier Abonnement afsluiten, of u kunt ons bellen op 035-7600303.

3. Inrichten omgeving

  1. Na het afsluiten van het abonnement, wordt samen met u een tijdspad uitgezet.
  2. Op basis van die planning gaan we samen met u de inrichting van de Recordmanager (gegevenskaarten) uitwerken.
  3. Daarna wordt uw ErfgoedSuite opgeleverd en krijgt u een demonstratie en invoerinstructie voor het gebruik ervan.
    Bij de oplevering krijgt u een eigen web-omgeving met:
    • een voorbeeld-homepage met een aantal subpagina's, die u zelf kunt aanpassen en uitbreiden met eigen informatie en huisstijl
    • een map waarin u records kunt aanmaken
    • op maat voor u ingerichte gegevenskaarten (records) om uw collectie in te voeren.
  4. Vervolgens kunt u zelf aan de slag met het realiseren van uw website en/of invoeren van uw collectie-informatie(automatisch of handmatig) in de ErfgoedSuite.

4. Livegang

  1. Nadat u uw website en/of collectie zelf in de ErfgoedSuite hebt opgenomen, neemt u contact op om een datum af te spreken voor livegang. Alle technische zaken worden voor u geregeld.
  2. Op de afgesproken datum staat uw ErfgoedSuite live. Gefeliciteerd!

5. Support

Zodra uw ErfgoedSuite live staat, kunt u deze zelf actueel houden en verder vullen. Heeft u hierbij vragen, dan kunt u bij de helpdesk van de ErfgoedSuite terecht voor ondersteuning.

Abonnement

De ErfgoedSuite is een online oplossing: u maakt gebruik van de functionaliteit via internet. U betaalt een all-in huurprijs, voor erfgoedorganisaties is dat €150 per maand, en een eenmalig instapbedrag van €1200.

Door gebruik van de ErfgoedSuite zijn investeringen in een eigen website en collectiesysteem overbodig.